FAQ – Výběr dodavatele v OP PIK

Pozn.: Všechny odpovědi v této kategorii se vztahují k verzi Pravidel pro výběr dodavatelů účinné od 10.8.2018.

  • Kdy se žadatel musí řídit Pravidly pro výběr dodavatelů?

Podle Pravidel pro výběr dodavatelů (dále jen „PpVD“) postupují subjekty, které nemají u zakázek v celkové hodnotě rovné nebo vyšší než 400 tis. Kč bez DPH, pokud jsou veřejným zadavatelem, zadavatelem zadávajícím sektorové zakázky nebo zadavatelem, který použije k úhradě zakázky více než 200 000 000 Kč nebo více než 50 % peněžních prostředků poskytnutých z rozpočtu veřejného zadavatele nebo rozpočtu EU nebo veřejného rozpočtu cizího státu s výjimkou případů, kdy je zakázka plněna mimo území EU, resp. rovné nebo vyšší 500 tis. Kč bez DPH, pokud jsou ostatním zadavatelem, s výjimkou činností uvedených v PpVD, povinnost postupovat dle zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (dále jen „ZZVZ“).

Zda má žadatel povinnost postupovat podle ZZVZ, nebo podle PpVD lze jednoduše stanovit na základě grafického schématu, který je součástí PpVD.

  • Jak postupovat ve věci výběru dodavatele, pokud hodnota zakázky nedosáhne 400 tis. Kč bez DPH, resp. 500 tis. Kč bez DPH?

V případě, že předpokládaná hodnota zakázky je menší než 400 tis. Kč bez DPH, resp. 500 tis. Kč bez DPH, není nutné realizovat výběrové řízení (VŘ) na dodavatele dle PpVD. Žadatel je však povinen zajistit, aby dané výdaje byly vynaloženy hospodárně a pouze za účelem splnění cílů projektu při dodržení obecných principů dle bodu 3 PpVD. Dále je nezbytné vyvarovat se střetu zájmů dle bodů 50 a 51 PpVD.

  • Kde zadavatel zveřejňuje výběrová řízení?

Výběrová řízení se zveřejňují prostřednictvím Oznámení o zahájení VŘ na profilu zadavatele. Povinné náležitosti Oznámení stanovuje bod 7 PpVD.

Zadavatel by měl nejprve založit profil zadavatele a zveřejnit jeho internetovou adresu ve Věstníku veřejných zakázek (Oznámení profilu zadavatele – formulář CZ05), pokud tak již neučinil dříve. Profil zadavatele je elektronický nástroj k uveřejňování informací a dokumentů definovaný § 28 odst. 1 písm. j) a analogicky § 214 ZZVZ, který musí splňovat náležitosti vyhlášky č. 168/2016 Sb., o uveřejňování formulářů pro účely zákona o zadávání veřejných zakázek a náležitostech profilu zadavatele. Zadavatel musí dále v souladu s bodem 14 PpVD zpracovat zadávací dokumentaci (ZD). Následně zveřejní samotné Oznámení o zahájení VŘ a ZD na profilu zadavatele. Vzorový formulář Oznámení o zahájení VŘ naleznete zde v připojených souborech. ZD musí být zveřejněna na profilu zadavatele, na kterém bylo zveřejněno Oznámení již od počátku běhu lhůty pro podání nabídek.

Minimální lhůta pro předkládání nabídek je v závislosti na výši předpokládané hodnoty zakázky (viz body 9 a 10 PpVD) 15, resp. 30 dní. Lhůty jsou uvedeny v kalendářních dnech a začínají běžet dnem následujícím po zveřejnění na profilu zadavatele. Minimální lhůty musí doběhnout celé, poslední den nelze zkrátit.

  • Jaké jsou povinné náležitosti Oznámení o zahájení VŘ na profilu zadavatele?

Údaje, které je žadatel povinen uvést při zveřejnění výběrového řízení na profilu zadavatele dle bodu 7 PpVD jsou následující (dle PpVD účinných od 10.8. 2018): identifikační údaje zadavatele, název, druh a popis předmětu zakázky, informaci o možnosti dílčího plnění, lhůtu a místo pro podání nabídek a informace o kontaktní osobě zadavatele.

V textu Oznámení je dále vhodné uvést informaci o jazyku nabídky, informaci, že se nejedná o zadávací řízení dle ZZVZ, a informaci o povinnosti dodavatele spolupůsobit při výkonu finanční kontroly.

  • Je možné zveřejnit na profilu zadavatele Oznámení o zahájení VŘ a ZD v rámci jednoho dokumentu?

Oznámení o zahájení VŘ a ZD lze sloučit do jednoho dokumentu, pokud bude obsahovat všechny povinné náležitosti dle PpVD uvedené v bodech 7 a 14.

  • V bodě 9 a 10 PpVD se hovoří o hodnotě nadlimitní sektorové zakázky na dodávky podle nařízení vlády č. 172/2016 Sb., která určuje min. délku lhůty pro předkládání nabídek. Jaká je lhůta pro služby a stavební práce? Liší se lhůta pro různé typy zadavatelů?

Limit uvedený v PpVD platí pro všechny zadavatele i pro všechny druhy zakázek (dodávky, služby, stavební práce). Finanční limity, které určují nadlimitní veřejné zakázky, se mění každé dva roky.

  • Je nutné, aby účastník v nabídce uváděl, že vítězný dodavatel bude dle § 2 e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě osobou povinnou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly?

V nabídce tuto skutečnost uvádět nemusí. Dle PpVD účinných od 10.8. 2018 není nezbytné uvádět danou povinnost ani ve smlouvě, protože vyplývá přímo ze zákona. Zadavatelům se pouze doporučuje, aby o této povinnosti informovali účastníky o zakázku v Oznámení o zahájení VŘ na profilu zadavatele.

  • Nakoupí-li žadatel plnění od firmy A za 300 tis. Kč (bez DPH) a následně bude poptávat od stejné firmy dodávky stejného či obdobného věcného plnění v hodnotě např. 250 tis. Kč (bez DPH), bude na tyto dodávky nahlíženo jako na celek?

Možnost rozdělit zakázky mezi více dodavatelů lze pouze v případě, nebyla-li zakázka uměle rozdělena. K tomu dochází zejména v případech, kdy potřeba dodávek/služeb se stejným nebo obdobným plněním nevznikla ve stejném čase a příjemce dopředu tuto potřebu neznal či nepředvídal. Shodné i obdobné činnosti či nerozdělitelné dodávky a služby musí být vždy chápány jako jedna zakázka („princip účelu“), podrobněji viz bod 5 PpVD. Základní pomůckou pro problematiku dělení zakázek je otázka, zda plnění, které plánujete pořídit v projektu, je schopen dodat jeden dodavatel. Pokud je odpověď kladná, mělo by být u zakázek v součtu nad 400 tis. Kč. bez DPH, resp. 500 tis. Kč bez DPH realizováno VŘ. Pokud se jedná o věcně podobná plnění, ale přesto je požadujete pořídit v určitém časovém odstupu, je vhodné realizovat VŘ na jednotlivé dílčí části dle PpVD, i když je jejich hodnota pod stanoveným limitem.

  • Je zadavatel povinen po účastnících požadovat prokázání kvalifikace?

Požadavek na kvalifikaci účastníků není povinnou náležitostí zadávací dokumentace. Pokud však zadavatel stanoví jakoukoli část kvalifikace, je vždy povinen požadovat prokázání základní způsobilosti dle § 74 odst. 1 ZZVZ a dále rovněž profesní způsobilosti ve vztahu k České republice předložením výpisu z obchodního rejstříku nebo jiné obdobné evidence, pokud jiný právní předpis zápis do takové evidence vyžaduje, dle § 77 odst. 1 ZZVZ. Dále může požadovat prokázání profesní způsobilosti dle § 77 odst. 2 ZZVZ, ekonomické kvalifikace dle § 78 ZZVZ a technické kvalifikace dle § 79 ZZVZ. V případě profesní způsobilosti dle § 77 odst. 2 ZZVZ, ekonomické kvalifikace a technické kvalifikace je možné vybrat pouze ta ustanovení, která jsou pro zadavatele relevantní dle jeho požadavků. Kvalifikaci lze vymezit maximálně v rozsahu stanoveném ZZVZ.

  • Jakým způsobem má být prokazováno splnění kvalifikace?

Zadavatel je při vymezení způsobu prokázání kvalifikace oprávněn požadovat pouze čestné prohlášení (lze i v případě základní způsobilosti dle § 74 odst. 1 ZZVZ), popř. může požadovat prokázání způsobem, který vymezuje ZZVZ, max. však v jeho rozsahu.

  • Může být v zadávací dokumentaci a v kritériích hodnocení uvedena maximální možná cena?

Maximální cena/hodnota zakázky může být v zadávací dokumentaci uvedena. Je však důležité ji odhadnout reálně. Nabídky, které budou mít vyšší cenu, budou muset být vyřazeny. Rozhodně však nedoporučujeme používat zavádějící formulaci typu maximální předpokládaná cena/hodnota zakázky. Je nutné jednoznačně určit, zda hodnota uvedená v zadávacích podmínkách je hodnotou předpokládanou nebo maximální, případně je nutné jednoznačně uvést, že předpokládaná hodnota je zároveň hodnotou maximální.

  • Pokud bude vítěz výběrového řízení využívat poddodavatelů, existuje nějaké omezení (např. v % hodnoty celkové zakázky), jaká část zakázky smí být realizována poddodavatelem?

Významné činnosti, které v případě zakázky na služby nebo stavební práce nebo v případě zakázky na dodávky zahrnující umístění nebo montáž nemohou být plněny poddodavatelem, lze vymezit pouze věcně, nikoliv procentuálně. Zadavatel však nemůže zcela vyloučit účast poddodavatelů (požadovat, aby vítězný dodavatel plnil zakázku pouze vlastní kapacitou). Jestliže si zadavatel v ZD nestanoví, že určitá věcně vymezená část předmětu plnění nesmí být plněna poddodavatelem, lze v podstatě celou zakázku plnit poddodavatelsky. Pokud poddodavatel prokazuje splnění kvalifikace, měl by rozsah splnění kvalifikace odpovídat i reálnému podílu poddodavatele na dané zakázce (není například možné, aby kvalifikaci ze 100 % prokázal poddodavatel a na zakázce se podílel pouze z 10 %).

  • Musí zadavatel umožnit účastníkům VŘ účast na otvírání nabídek?

U výběrových řízení s předpokládanou hodnotou rovnou nebo větší než hodnota nadlimitní sektorové zakázky na dodávky podle nařízení vlády č. 172/2016 Sb. má zadavatel povinnost umožnit účast na otevírání nabídek těm účastníkům, kteří podali svou nabídku ve lhůtě pro podávání nabídek. Informaci o tom, že se otevírání nabídek mohou účastnit výše uvedení účastníci, musí zadavatel uvést v zadávací dokumentaci spolu s informacemi o datu, čase a místě konání. Otevírání nabídek musí proběhnout ihned po ukončení lhůty pro podání nabídek.

  • Jak postupovat v případě, že obdržíte ve výběrovém řízení 3 nabídky s tím, že jedna nabídka neobsahuje všechny požadované náležitosti?

Účastníka, jehož nabídka je shledána jako nejasná nebo neúplná, může zadavatel vyzvat k doplnění. Zejména pokud se doplnění týká potenciálně vítězné nabídky, doporučujeme možnost vyžádat si doplnění využít. Jestliže proběhne nejprve posouzení splnění podmínek VŘ a teprve následně hodnocení, musí být k účastníkům vždy zachován rovný přístup, nelze jednoho vyzvat k doplnění a jiného kvůli obdobné chybě vyloučit. Pokud však zadavatel využije možnosti provést posouzení splnění podmínek VŘ až po hodnocení nabídek dle bodu 33 PpVD, lze vyzvat k doplnění pouze účastníka, který podal vítěznou nabídku. Doplněním nebo objasněním nabídek nesmí být změněna nabídková cena a/nebo údaje a informace, které jsou předmětem hodnocení. Pokud účastník nedoplní požadované ve stanovené lhůtě, zadavatel je oprávněn jeho nabídku z hodnocení vyřadit.

  • Může se vítězem VŘ stát např. mateřská či dceřiná společnost?

Pokud se vítězem VŘ stane takto či jinak obdobně propojená osoba, je zadavatel povinen ji z VŘ vyloučit. V opačném případě by se jednalo o nedovolený střet zájmů dle bodu 50 PpVD a následujících. Střet zájmů se sleduje i u zakázek v předpokládané hodnotě nedosahující 400 tis. Kč, resp. 500 tis. Kč bez DPH, proto není možný nákup plnění od propojených osob ani u těchto zakázek.

  • Jakou formou mají být oznámeny výsledky výběrového řízení?

Výsledky výběrového řízení musí být zveřejněny na profilu zadavatele po hodnocení nabídek a rozhodnutí zadavatele o výběru vítězného účastníka, a to bez zbytečného odkladu. Oznámení o výsledku VŘ se považuje za doručené všem dotčeným účastníkům okamžikem uveřejnění na profilu zadavatele. Doporučujeme způsob informování o výběru nejvhodnější nabídky uvést v ZD. Náležitosti týkající se výsledku výběrového řízení jsou uvedeny v PpVD (bod 54).

  • Má neúspěšný účastník VŘ nějakou lhůtu na odvolání proti rozhodnutí výběrového řízení?

Pravidla pro výběr dodavatelů neobsahují mechanismus námitek a odvolání. Pokud má účastník pochybnosti o korektním průběhu VŘ může podat podnět poskytovateli dotace, který se jím bude zabývat. V případě zjištění pochybení v realizovaném VŘ jsou zadavatelům udělovány sankce.

  • Může žadatel v případě, že dodavatel zakázky na stavební práce porušuje uzavřenou smlouvu o dílo, odstoupit od smlouvy, uhradit provedenou práci a na zbývající část vyhlásit nové výběrové řízení?

Pokud dodavatel porušuje uzavřenou smlouvu o dílo, má zadavatel právo od této smlouvy odstoupit a vyhlásit na dokončení stavby nové VŘ. Je vhodné o této skutečnosti informovat poskytovatele dotace a prostřednictvím depeše v systému IS KP14+ objasnit důvody vedoucí k rozvázání smluvního vztahu. Při vyhlášení nového VŘ zohlední již realizované části stavby v zadávací dokumentaci. Opět je samozřejmě nutné vyhlásit VŘ na profilu zadavatele a splnit lhůty dané v PpVD.

  • Zadavatel chce z důvodu neplnění zakázky ze strany dodavatele odstoupit od smlouvy. Může uzavřít novou smlouvu s účastníkem VŘ, který skončil na druhém místě?

Bohužel to možné není. Jakmile zadavatel uzavřel s vítězným účastníkem smlouvu, je výběrové řízení ukončeno/uzavřeno. V tomto případě by bylo nezbytné vyhlásit nové VŘ.

  • Jakou formou lze zrušit vyhlášené výběrové řízení? Je třeba oznámení o zrušení výběrového řízení vyvěsit na profilu zadavatele nebo postačuje zrušení oznámit zájemcům?

O zrušení a důvodech zrušení výběrového řízení je zadavatel povinen do 3 pracovních dnů písemně informovat všechny účastníky, kteří podali nabídku v řádném termínu pro podání nabídek. V případě, že zadavatel zrušil výběrové řízení v průběhu lhůty pro podání nabídek, je povinen tuto informaci zveřejnit stejným způsobem jako zveřejnil oznámení. Zadavatel je povinen sdělit důvod zrušení výběrového řízení subjektům provádějícím kontrolu v rámci daného operačního programu a dále o této skutečnosti, včetně odůvodnění prokazatelně a bezodkladně informovat poskytovatele dotace. Zadavatel je oprávněn zrušit výběrové řízení jen v případech uvedených v bodech 37 a 38 PpVD a nejpozději do okamžiku uzavření smlouvy.

  • Kde naleznu dokument Pravidla pro výběr dodavatelů?

Aktuálně účinná Pravidla pro výběr dodavatelů i starší verze jsou k dispozici na webových stránkách API v záložce Výběr dodavatele.